Inbox Zero: Ein Überblick
Viele Unternehmer bewegt der eigene Posteingang. In vielen Fällen wird der Posteingang als Aufgabenliste oder Email Archiv überstrapaziert.
Damit stappeln sich Emails über Emails, die nach Aufmerksamkeit suchen – manchmal sind es ein paar hundert … manchmal auch tausende Emails.
Und das führt in vielen Fällen zu Problemen. Emails werden gar nicht oder viel zu spät beantwortet. Dass es zu diesem Phänomän irgendwann kommen kann, hat entwicklungsgeschichtliche Ursachen.
Wenn der Mensch überfordert ist, hat er letztendlich nur zwei mögliche Reaktionen: die Möglichkeit in Schockstarre zu verfallen oder zu flüchten. Ein tolles Video dazu gibt es hier bei TED. TEDxPortsmouth – Dr. Alan Watkins – Being Brilliant Every Single Day
Ein übervoller überfüllter Email Posteingang führt zu Schockstarre oder Flucht.
Das ist bei mir genauso gewesen. Ich hatte über drei verschiedene Email Postfächer hinweg ungefähr 17.000 Emails. Diese Emails waren eine bunte Mischung aus Benachrichtigungen, nicht gelöschten Werbe-Emails, Terminanfragen, Gedankenstützen, Newslettern. Nicht zu vergessen natürlich die Emails, die ich noch beantworten wollte oder musste.
Doch irgendwie nahm ich mir nicht die Zeit für die Beantwortung. Mir fehlte die Übersicht. Um bei den oben genanten Reaktionen zu bleiben, setzte bei mir die Schockstarre ein. Ich scrollte immer wieder ziemlich motivationslos durch meine Emails, habe aber einfach keine bearbeitet.
Am nächsten Tag befanden sich wiederum 150 frische Emails in meinem Posteingang, die mir die anderen aus dem Sichtfeld rückten.
Diese Herausforderung bin ich frohen Mutes angegangen, und habe gewonnen. Das ist nicht mein erster Versuch gewesen. Doch diesmal habe ich das Thema deutlich konsequenter und strikter abgearbeitet.
Hier will ich nun ein wenig erzählen, was meine Ideen dazu sind. Ergänzt um meine Erfahrungen, die ich über die Abarbeitung gewonnen habe, und welche Tools ich benutzt habe.
Inbox Zero: Der Weg zur Email Freiheit.
Ein maßgeblicher Gedanke ist vorauszuschicken. In über 95 % der Fälle werden Emails, die eine wirklich dringend Reaktion erfordern, auch wieder von alleine hoch ploppen. Nichtsdestotrotz können einem damit natürlich auch Chancen entgehen. Wenn man zum Beispiel eine Deadline für eine Bewerbung verpasst, so kann dieses manchmal sehr ärgerlich sein.
Um das Thema Inbox Zero anzugreifen, gibt es verschiedene Ansätze:
1) Emails löschen.
Der sicher am effizientesten und schnellsten durchzuführende Ansatz ist es alle Emails, die älter als ein bestimmtes Datum sind, zu löschen. Dieser Ansatz hat mir persönlich nicht so gut gefallen, da ich doch noch einmal einen kurzen Blick über die Nachrichten werfen wollte.
2) Emails archivieren.
Die zweite Option ist alle Nachrichten in einen Archivordner zu verschieben, der zum Beispiel Inbox Zero heißt. Damit hat man etwas weniger das ungute Gefühl, dass man wichtige Emails wegschmeisst.
3) Emails abarbeiten.
Die dritte Möglichkeit ist die gesammelten Emails, die aufgelaufen sind, Stück für Stück, abzuarbeiten. Das kann natürlich je nach Menge Emails sehr aufwändig werden.
Inbox Zero: Mein gewählter Weg – abarbeiten
Ich habe mich für Weg 3 entschieden. In meinem Fall habe ich jedoch nicht alle Mails per Hand abgearbeitet. Ich habe mich vor allem durch ein Tool unterstützen lassen: Mailstrom.co. Mailstrom ist ein Tool, dass über mehrere Email-Accounts hinweg die Emails clustert.
Es gibt zum Beispiel Listen, die nach dem Absender unterscheiden, die nach der Zeit unterscheiden oder nach der Größe der Emails. Diese Klassifizierung hat mir geholfen sehr schnell, einen großen Teil der Emails abzuarbeiten. Ich habe damit die Ersten 16.000 von 17.000 Mails löschen können. Die betroffenen Emails waren zum Beispiel Werbe Emails, Newsletter die ich »unbedingt« mal lesen wollte und Benachrichtigung. Nachdem ich mich von einem großen Teil des Ballasts gelöst habe, hatte ich nun eine klare Sicht auf die Emails, die noch offen waren.
Mit dieser schon leicht gewonnenen Freiheit konnte ich nun Stück für Stück die Emails bearbeiten. Hauptsächlich habe ich dabei meine Emails nach Subject und nach Sender sortiert, um kaum spürbare Häppchen zu bekommen, die ich realistisch abarbeiten konnte.
Inbox Zero: Das sind einige Dinge, die ich bei mir verändert habe.
1) E-Mail Ordnerstruktur
Ich habe mir eine neue Struktur geschaffen, mit relevanten Mails, die aufzuheben sind. Ich hab mich bewusst dafür entschieden, nicht jede Mail aufzuheben, die ich bekomme. Zu dieser Ordnerstruktur werde ich in einem separaten Artikel mehr schreiben.
2) Wunderlist
Emails, die keine Anhänge haben, und in denen Aufgaben beschrieben sind, habe ich konsequent in meine Wunderlist übertragen. Wunderlist ist dafür entwickelt worden Aufgaben zu verwalten und zu bearbeiten. Also soll es diese Aufgabe auch bravourös übernehmen. Wunderlist bietet eine deutlich bessere Struktur um Aufgaben zu planen und zu priorisieren im Vergleich zum Email Posteingang.
3) Sanebox
Der dritte Dienst, den ich nutze, ist Sanebox. Sanebox hat für mich zwei Funktionen. Zum einen führt Sanebox eine erste Filterung durch. Bei dieser Filterung werden alle Newsletter, Mails von info@ Adressen und so weiter in einen eigenen Ordner automatisch verschoben. Damit bleibt meine Inbox sauber. Die Emails im Sanelater Ordner schaue ich mir nur einmal am Tag an und kann diesen in einem Rutsch löschen. Die zweite wichtige Funktion von Sanebox ist, dass ich mich an Emails erinnern lassen kann, die ich versendet habe. Somit muss ich für ein Follow-up die Emails nicht in meinem Post Eingang behalten, sondern kann diese dann auch löschen.
Inbox Zero: Wie lange habe ich gebraucht?
Die initiale Bearbeitung von 17.000 auf circa 200 Mails habe ich an einem Wochenende geschafft. Die letzten Mails waren deutlich härter. Bei vielen E-Mails musste ich mich entscheiden, was ich damit mache. Manche E-Mails habe ich nach der dritten oder vierten Schleife gelöscht. Nachdem ich mir die Mail oft genug angeschaute und keine Idee dazu hatte, habe ich sie einfach gelöscht.
Tipp: Bitten um Termine:
Einige meiner Mails waren für mich Gedankenstützen. Das Thema war immer wieder, dass ich mich mit irgendwelchen Menschen treffen wollte. Oft habe ich den Fehler gemacht, dass ich mir dann in der nächsten Zeit zu viele Termine gelegt habe. Und zu viele Termine führten wiederum zu wenig Zeit zum Emails abarbeiten. Bei meinem Weg zu Inbox Zero habe ich bewusst darauf gesetzt, dass ich manche Termine erst in vier Wochen mit den jeweiligen Menschen anberaumt habe. Das ist im Grunde auch total nachvollziehbar. Nur verstehen musste ich es erst. Wenn es die letzten sechs Monate mit einem Termin nicht geklappt hat, dann ist das auch nicht so schlimm, wenn es erst in vier, fünf oder sechs Wochen einen Termin gibt.
Inbox Zero: Mein Gewinn?
Freiheit! Das Gefühl Herr meines Posteingangs zu sein gibt mir eine wunderbare Freiheit. Ich kann auf alle aktuellen Mails sofort reagieren, weil ich nicht das schlechte Gewissen habe noch alte Emails zu besitzen, die ich nicht beantwortet habe. Zum anderen habe ich über die Abarbeitung meiner Emails mir verschiedene Prozesse überlegt, wie ich meine Emails besser strukturieren und abarbeiten werde.
Nebengewinn: Mehr Liquidität.
In meinen E-Mails habe ich auch noch einige hundert Euro an Umsatz gefunden. Diesen Umsatz konnte ich direkt mit SMOICE abrechnen. Ich habe weitere 2000 Euro an Aufträgen »wiedergefunden« die ich in Zukunft abarbeiten kann.
Inbox Zero: Wie geht es weiter?
Das Rennen ist eröffnet. Ich werde hier nun einmal pro Woche meinen Status posten, wie sich die Abarbeitung der E-Mails entwickelt hat.
Eine Neuerung, die ich einführe, ist eine feste Zeit, an der ich am Tag meine Emails beantworte. Die Bearbeitung am Stück, statt in vielen kleineren Häppchen, hilft zu fokussieren.
Ich freue mich natürlich über die Kommentare der Leser, die sich vielleicht auf die Reise begeben zu einer Inbox Zero. Gerne könnt Ihr mir auch Fragen an niels@smoice.com senden.
Status-Update:
29.06.2015 – Inbox Zero
Hier nun einmal mein erstes Update. Ich bin zur Zeit wieder bei 211 e-mails. Das ist natürlich noch deutlich wieder über Inbox-Zero … aber beherrschbar. Auf einen Berg viele e-mails abzuarbeiten bringt natürlich immer wieder viele Rückfragen. Generell ist die Tendenz jedoch sinkend.
Weiteres zu diesem Thema:
Niels Przybilla
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