Zeiterfassung online: Excel und Papier waren gestern

Freiberufler und Unternehmer stehen nahezu täglich vor einer Herausforderung: Sie müssen am Ende des Tages möglichst genau erfassen, wie viel Zeit sie für jeden Kunden aufgewendet haben. Papierzettel oder undurchsichtige Excel-Tabellen sind heutzutage „Old School“, denn für die Messung von Arbeitszeit eignen sich browser- und app-basierte SaaS-Lösungen geradezu ideal. Jeder Mitarbeiter oder Administrator kann jederzeit und überall die geleistete Arbeitszeit eintragen, die damit an einem zentralen Ort verwaltet und gespeichert wird. Sowohl für Dienstleister als auch Kunden bietet die Online Zeiterfassung nur Vorteile:

• Der Leistungserbringer kann minutengenau festhalten, was er wann für welchen Kunden getan hat
• Der Kunde sieht in der Auswertung genau, welche Leistungen von wem für ihn erbracht wurden
• Die Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit hilft dem Dienstleister dabei, zukünftige Projekte genauer zu kalkulieren

Zeiterfassung verhindert Umsatzeinbußen

Wie erfasst man nun seine Arbeitszeit am besten online? In der Gründer- und Startup-Szene tummeln sich diverse Anbieter, die Tools für die Zeitmessung zur Verfügung stellen. Gerade Freiberufler und kleine Unternehmen hadern damit, dass sie die geleistete Arbeitszeit oft nicht genau erfassen. Entweder berechnen sie dem Kunden zu wenig oder wenden unbewusst zu viel Zeit für ein Projekt auf, wodurch sich der Stundensatz – und damit der Umsatz – verschlechtert.

Machen wir eine simple Rechnung auf: Ein Unternehmer hat fünf Mitarbeiter, die in Vollzeit für ihn arbeiten. Nun nehmen er und seine Kollegen es nicht sonderlich genau mit der Messung der Arbeitszeit. Da täglich mehrere Projekte von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden, wird nicht alles aufgeschrieben oder geht am Ende der Woche beim Zusammenstellen unter. Wir rechnen vereinfacht mit 20 Minuten pro Mitarbeiter und Tag. Am Ende einer Woche summiert sich das aber bereits auf 500 Minuten, die nicht erfasst wurden und damit auch nicht abgerechnet werden können. Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung kostet den Unternehmer bei einem Stundensatz von 100 Euro damit mehr als 800 Euro pro Woche!

Es lohnt sich deshalb, die Arbeitszeiten genau zu erfassen und den Projekten und Kunden zuzuordnen. Zeit bedeutet in diesem Fall tatsächlich Geld.

Möglichkeiten der Zeiterfassung über Timetracking-Tools

Die allermeisten Timetracking-Tools (darunter Clockodo, Finarx, Logmytime, Mite, Time Note, TIME & BILL, Papershift etc.) sind browserbasierte Anwendungen, die auch für Mobilgeräte optimiert oder mit eigener App nutzbar sind. Klingt gut, aber es gibt drei Punkte, die man immer im Auge haben sollte:

1. Ein gutes und sicheres Tool für die Zeiterfassung von einem oder mehreren Mitarbeitern kostet Geld. In aller Regel werden zwischen 2 und 7 Euro pro Mitarbeiter und Monat fällig. Bei 20 Usern sind das schon 40 bis 140 Euro.
2. Mit der Zeiterfassung ist es nicht getan: Die geleisteten Stunden und Minuten müssen exportiert und in die Rechnungssoftware übernommen Bei manchen Lösungen funktioniert das über eine API (Programmierschnittstelle), in anderen Fällen über einen Excel- oder CSV-Export.
3. Zusätzlich zu den Kosten für die Online Zeiterfassung kommen noch die Aufwendungen für das Rechnungsprogramm hinzu. Man zahlt also doppelt.

SMOICE: Die Lösung für Zeiterfassung Online & Rechnungen

Gestresste Unternehmer und Freiberufler wünschen sich die Erfassung der Arbeitszeit und die Übernahme als Rechnungsposten in einem Programm. Clevere Unternehmer und Freiberufler haben diese Lösung bereits: SMOICE. Mit der intelligenten Rechnungs-SaaS (Software as a Service) aus Berlin ist es möglich, einen bis 25 Mitarbeiter schnell und effizient zu verwalten und die Leistungszeit pro Projekt und Kunde in wenigen Sekunden zu erfassen. Die Konzentration liegt dabei auf Übersichtlichkeit in der Bedienung. Dazu gibt man als Mitarbeiter einfach Anfangs- und Endzeit, Kunde, Projekt und Aufgabenbeschreibung ein. Versierte User schaffen das mithilfe der hinterlegten Textbausteine in weniger als fünf Sekunden:

Die Exportfunktion dient dazu, die Arbeitszeiten tabellarisch für eine weitere Verwendung auszugeben. Wer es möchte, kann daraus Diagramme und Statistiken bauen. Der Sinn und Zweck der Zeiterfassung Online ist in SMOICE aber ganz pragmatisch: Eine Leistung und deren Erbringungszeitraum auf die Minute genau und schnell zu erfassen. Das ist der erfassungszentrierte Ansatz (EZA), eines der Kernelemente von SMOICE.

Zusätzlich zur Zeiterfassung online können mit SMOICE auch Leistungen erfasst werden. Diese Leistungen sind zum Beispiel Reisekosten, Auslagen oder Produkte die verkauft werden. Diese können gemeinsam mit den erfassten Zeiten auf einer Rechnung abgerechnet werden.

Zeiterfassung online einfach erklärt

Übrigens: In allen SMOICE-Paketen ist die Stundenerfassung bereits integriert. Wer sich für eine der innovativsten SaaS-Lösungen im Bereich Rechnung schreiben entscheidet, bekommt die Zeiterfassung als kostenloses Add-on mitgeliefert.

Online Zeiterfassung günstig für Freiberufler mit SMOICE

Interessiert? Wir bieten einen kostenlosen 30-Tage-Test von SMOICE an, um alle Funktionen in Ruhe kennenzulernen. Einfach registrieren, Zeiten erfassen, Rechnungen auf Knopfdruck schreiben und die eingesparte Zeit genießen.