Wie lassen sich Rechnungen in Word und Excel rechtlich unbedenklich erstellen?

Wer als Unternehmer und Steuerpflichtiger Rechnungen in Word und Excel erstellt, tut dies wie alle Unternehmer und Steuerpflichtigen. Er versendet die Rechnung als PDF und glaubt, das sei eine sichere Sache.

Falsch gedacht!

Im November 2014 hat das Bundesfinanzministerium definiert, wie eine IT-gestützte Buchführung in Unternehmen und bei beauftragten Dienstleistern im rechtlich unbedenklichen Rahmen ablaufen muss. Das BMF-Schreiben trägt den (wie gewohnt sperrigen) Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003). Ein wesentlicher Punkt betrifft den Grundsatz der „Unveränderbarkeit“.

Was bedeutet das?

Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung insoweit nicht verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Praktisch heißt das, dass keine Veränderungen vorgenommen werden dürfen, bei denen in Folge nicht mehr nachvollziehbar ist, ob sie ursprünglich oder erst später vorgenommen wurden. Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle Informationen, die im Laufe der Bearbeitung eingefügt werden (Beleg, Buchung, Grundaufzeichnung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, verändert oder ersetzt werden können.

Wie kann die Unveränderbarkeit sichergestellt werden?

Grundsätzlich können Maßnahmen auf drei verschiedenen Wegen erfolgen:

1. Per Hardware: unveränderbare und fälschungssichere Datenträger
2. Per Softwaremäßig: automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen, Sicherungen, Sperren etc.
3. Organisatorisch: Erteilung von Zugriffsberechtigungen

Die GoBD enthalten jedoch keine konkreten Empfehlungen für eine praktische Umsetzung. Das BMF begründet dies damit, dass die digitale Technik einem rasanten Wandel unterworfen ist und insofern kurzfristig neue und ggf. geeignetere Maßnahmen greifen könnten (vgl. Tz 10 GoBD). Daraus ergeben sich die nachfolgenden Fragen.

1. Reicht die Ablage in einem normalen Dateimanager?

Nein. Im normalen Dateimanager (z.B. Windows) kann eine unveränderbare Historisierung mit gewöhnlichen Tools nicht hergestellt werden. Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Beispiel: Ein Datumsstempel stellt zwar eine Art von Historisierung dar, diese ist aber nicht sicher. Diese Historisierungs-Datei selbst ist weiter veränderbar. Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Rechnungen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Erforderliche Änderungen oder Löschungen müsste der Rechnungssteller demnach händisch jeweils durch Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich machen.

2. Ist jedes Dokumentenmanagementsystem sicher?

Nein. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit werden Rechnungen, die in Word und Excel erstellt wurden, oft in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Dieses sollte allerdings Unveränderbarkeit und Historisierung garantieren – im vollen Umfang, wie sie das BMF verlangt und z.B. von SMOICE gewährleistet wird. Veraltete Software, die vor 2014 implementiert und nicht mehr aktualisiert wurde, ist nicht sicher. Sichere Systeme können entweder in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud implementiert werden – beides ist möglich, da die GoBD diesbezüglich keine Aussage treffen.

3. Sind in Papierform versandte Rechnungen, die digital erstellt wurden, sicher?

Ausgedruckte Rechnungen, die auf dem Postweg versandt wurden und ausschließlich per Papierkopie beim Rechnungssteller Aufbewahrung finden, sind sicher. Werden jedoch zusätzlich die zugrunde liegenden digitalen Rechnungen (Word, Excel) gewohnheitsgemäß in einem Dateimanager „intern“ gespeichert, gelten sie automatisch als elektronische Dokumente, die unveränderbar abgespeichert werden müssen. Tz 120 der GoBD benennt dies als Beispiel. Insofern müssen die digitalen Dokumente in einem sicheren DMS abgelegt werden. SMOICE bietet Lösungen für diesen Fall.

Fazit

Vieles ist veränderbar – auch die Wahl Ihres Dienstleisters. Zermartern Sie sich nicht den Kopf, denn das kostet Zeit und Nerven. SMOICE übernimmt das für Sie. Sicher ist sicher.

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Niels Przybilla

Berater bei SMOICE

Niels ist einer der Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß. Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.

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