„Wir schreiben noch nicht so viele Rechnungen. Daher lohnt es sich für uns nicht, dass wir vom Rechnungen schreiben mit Word und Excel auf ein Rechnungsprogramm umstellen.“
Diesen Satz höre ich im Gespräch mit Kunden immer wieder, denn das Schreiben von Rechnungen gehört in jedem betrieblichen Alltag dazu. Häufig wird dieses Tagesgeschäft mit Word oder Excel erledigt. Wenn eine Firma oder ein Selbständiger tatsächlich nur wenige Rechnungen schreibt, so ist dies die gängigste Praxis. Allerdings sind Unternehmen an Wachstum interessiert und so ist es oft absehbar, dass es nicht bei einer geringen Menge an Rechnungen bleibt. Für diesen Fall schafft ein Rechnungsprogramm organisatorische Abhilfe.
Die Rechnung – ein Ablauf mit Word und Excel
Wer Rechnungen mit Word oder Excel schreibt, entwickelt eine bestimmte Routine. Der Prozess lässt sich wie folgt darstellen:
- Letzte Rechnung suchen
- Öffnen und unter neuem Namen speichern
- Adresse des Empfängers heraussuchen und einfügen
- Anrede der Rechnung anpassen
- Datum der Rechnung anpassen
- Rechnungsnummer anpassen
- Rechnungspositionen aufführen
- Nettosummen bilden
- Mehrwertsteuer berechnen
- Bruttosumme berechnen
- Die Rechnung entweder ausdrucken oder ein PDF erzeugen.
- Eventuelle Fehler korrigieren, die erst nach dem Druck/PDF auffallen.
- Jetzt die Rechnung entweder in einen Briefumschlag stecken oder eine E-Mail schreiben und das PDF versenden.
Und nicht zu vergessen:
- Wenn es eine Rechnung ist, die per Brief versendet wird, muss diese auch noch zum Briefkasten gebracht werden.
- Die Rechnung in eine Offene Posten Liste eintragen oder in einen Ordner abheften, in dem alle offenen Rechnungen sind.
- Wenn die Rechnung bezahlt ist, aus der Liste der offenen Posten per Hand austragen und/oder aus dem Ordner ausheften.
Tritt ein Fehler in dem Ablauf auf, so lässt sich dieser meist nicht ohne zusätzlichen Aufwand beheben. Das kostet wertvolle Zeit. Hinzu kommt, dass die Rechnung unter offene Posten verbucht und nach dem Begleichen durch den Kunden wieder aus der Liste der offenen Rechnungen ausgetragen werden muss.
Ab wann ist der Einsatz eines Rechnungsprogrammes nötig?
Mehr Rechnungen, mehr Aufwand? Das muss nicht sein! Eine Richtlinie, wann ein Unternehmen seine Rechnungsverwaltung auf ein Rechnungsprogramm umstellen sollte, gibt es natürlich nicht. Jedoch gilt: Je eher, desto besser. Eingeschliffene Arbeitsweisen mit Word und Excel lassen sich erfahrungsgemäß nicht von einem auf den anderen Tag niederlegen. Darüber hinaus werden Rechnungen nicht selten in störungsarmen Zeiten geschrieben, sprich früh am Morgen, nach Feierabend oder am Wochenende. Dies bedeutet zusätzlichen zeitlichen Aufwand, der sich mit einem Rechnungssystem vermeiden ließe. Entscheidet sich ein Unternehmen also frühzeitig für ein Rechnungsprogramm, so werden die tagesgeschäftlichen Abläufe optimiert und Rechnungen stellen keinen lästigen Posten neben administrativen Aufgaben und der Kundenbetreuung dar.
Kosten für ein Rechnungsprogramm
Vom finanziellen Standpunkt aus fällt ein Rechnungsprogramm kaum ins Gewicht. Die Einführung eines solchen Systems kostet jedoch – gemessen an der Art, wie zuvor Rechnungen geschrieben wurden – die Überwindung, betriebliche Routinen zu durchbrechen. Das Rechnungsprogramm könnte daher der erste Schritt zu einer optimierten Ablauforganisation sein. Um einen Einblick in das System zu bekommen, finden Sie hier einen Kalkulator. Mit diesem können Sie errechnen, wie lange das Schreiben einer Rechnung dauert und wie viel Zeit Sie dabei mit der Nutzung eines Rechnungsprogrammes sparen können.
Kalkulator zur Berechnung der Zeitersparnis mit einem Rechnungsprogramm
Bildlizenz: stevendepolo via photopin cc
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Niels Przybilla
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