IT-Systemhaus und IT-Berater

Herausforderung

IT-Unternehmer Tino Schmidt schrieb seine Rechnungen vor Smoice mit Word, Excel und einem Datenbanktool. Der schnelle und transparente Überblick war jedoch nicht gegeben, ebenso wenig die schnelle Erfassung von Leistungen, Stunden und das Einhalten von Rechnungsformalien. Dadurch wurde die Vorausplanung der kommenden Wochen erschwert oder sogar unmöglich gemacht.

Lösung

Tino Schmidt wurde zum Smoice-Nutzer der ersten Stunde. Durch den engen Kontakt zu den Entwicklern wurde die schnelle Umsetzung von Wünschen zur Regel, was wiederum Zeit spart. Smoice ist die perfekte Lösung zum Rechnung schreiben: Die Software ist leicht zu verstehen und übersichtlich. Im Gegensatz zur Lösung mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation wird nun eine Planung möglich; im Rechnungsarchiv sind sämtliche Rechnungen auf Knopfdruck zu finden. Der Funktionsumfang für das konkrete buchhalterische Problem einer Rechnung ist im Vergleich zu Word und Excel wesentlich größer.

Ergebnis

Die Verwendung von Smoice spart enorm Zeit. Angebote lassen sich in sehr kurzer Zeit erstellen und bei Annahme durch den Kunden mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln. Früher wurden Angebote in Excel erstellt und dann aufwendig nach Word übertragen, was nun Geschichte ist. Auch die Überwachung der offenen Posten und das Mahnwesen sind Features, die den Unternehmer-Alltag erleichtern und bereichern. Tino Schmidt verwendet Smoice als Einzelunternehmer und in seiner zweiten Firma, für die es auf eine schnelle Angebotserstellung ankommt.

Daraus ist ein einfacher und extrem schneller Workflow entstanden, wie man von den erfassten Stunden und Leistungen zur fertigen Rechnung kommt.

Aus diesen Erfahrungen entwickeln wir die einzelnen Module der Software.

Zeiterfassung

Für eine effiziente Zeiterfassung geht es vor allem darum, möglichst schnell die gearbeiteten Stunden und Minuten für die Kunden auf den entsprechenden Projekten zu erfassen. Bei SMOICE erfolgt die Erfassung in einer Zeile. Jede Eingabe darf nicht länger als zehn Sekunden dauern. Durch diese Turbo-Erfassung hat man vor allem die Möglichkeit alle Zeiten aufzuschreiben, die man später gegenüber dem Kunden abrechnet. Auch 5min-Blöcke werden erfasst, da das Erfassen so blitzschnell von der Hand geht.

Leistungserfassung

Bei der Leistungserfassung können alle Positionen erfasst werden, die in Stückzahlen gegenüber dem Kunden abgerechnet werden. Das können zum Beispiel Pauschalen, Tagessätze Fahrtkosten oder Nebenleistungen sein, die für den Kunden erbracht werden.

Projekte

Die Projektverwaltung von SMOICE unterstützt Sie, eine Übersicht über ihre Projekte zu behalten. Sie sehen auf einen Blick die Projekte, die Sie zurzeit für ihre Kunden bearbeiten. Projekte können Sie dabei entweder nach Stunden oder zum Festpreis abrechnen. Wenn Sie bei einem Projekt einen Festpreis angeben, erfassen Sie die Stunden nur für Ihre Rentabilitätsstatistik. Für nach Stunden abzurechnende Projekte können Stunden Budgets definiert werden. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Stunden des Budgets Sie verbraucht haben. Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern arbeiten, haben Sie die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter einen unterschiedlichen Stundensatz im Projekt anzugeben.

Verträge

Bieten Sie Leistungen an, die sie regelmäßig jeden Monat, oder vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich gegenüber ihren Kunden abrechnen? Mit SMOICE ist das kein Problem. SMOICE ermöglicht die automatisierte Abrechnung von Verträgen, die sie mit ihren Kunden vereinbart haben. Sie wählen, ob Sie die Verträge halbautomatisch selbst abrechnen oder sie stellen auf die auf vollautomatische Abrechnung um. Bei der vollautomatischen Vertragsabrechnung werden zum Fälligkeitsdatum alle Rechnungen automatisch generiert und versendet.

Automatischer Zahlungsabgleich vom Bankkonto

Mit der Anbindung eines Zahlungsdienstleisters brauchen Sie nie wieder in Ihr Konto zu schauen, um zu sehen, ob neue Zahlungen eingegangen sind. Neu eingehende Zahlungen werden automatisch mit den offenen Posten abgeglichen. Sobald eine Übereinstimmung gefunden wird, erhalten Sie eine E-Mail über den Zahlungseingang. Für die Bankanbindung arbeiten wir mit unserem deutschen Partner figo zusammen. FIGO ist der Dienstleister für hochsichere Bankenkommunikation per API.