Werbeagenturen

Stundenerfassung, Auslagenerfassung, wiederkehrende Beträge abrechnen, natürlich Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge verbuchen. Das sind die Tätigkeiten, die den kreativen Arbeitsprozess unterbrechen.

Mit SMOICE wird die Zeit zum Rechnungen Schreiben in Agenturen deutlich verkürzt. Statt langen Zusammentragens der Abrechnungspositionen, lassen sich diese nun mit SMOICE auf Knopfdruck abrechnen.

Alle Stunden und Leistungen auf Knopfdruck abgerechnet.

Aus dem eigenen Erleben der Arbeit in Agenturen und der Zusammenarbeit mit Agenturen haben sich immer wieder ähnliche Probleme ergeben.

Das Monats- oder Projektende naht. Nun werden alle Daten zum Auftrag gesammelt:

• Notierte Stunden mit den jeweiligen Stundensätzen der Mitarbeiter
• Auslagen, die abgerechnet werden müssen
• Bildlizenzen
• Proofdrucke
• etc.

Aus diesen Daten wird dann die Rechnung “zusammengebaut”, ein PDF erstellt, versendet und in die Offene-Posten-Liste eingetragen.

Mit SMOICE läßt sich dieser aufwändige und manuelle Prozess stark vereinfachen.

SMOICE ist das integrierte System zur Zeit- und Leistungserfassung. Rechnungen werden halbautomatische erstellt. Abgerundet wird der Prozess durch den automatischen Zahlungsabgleich vom Bankkonto.

Bei einem monatlichen Abrechnungsmodus (alle Kunden erhalten am Ende des Monats eine Rechnung) dauerte es bei klassischen Rechnungsprogrammen oder Agentursoftwaren oft Stunden, bis alle Rechnungen erstellt werden. Das Idee von SMOICE: Das ganze in Minuten erledigen.

In SMOICE haben wir einen Workflow entwickelt, bei dem man von den erfassten Stunden und Leistungen zur fertigen Rechnung mit zwei Klicks kommt. Wie das aussieht sehen Sie hier:

Der Nutzen für Inhaber von Agenturen

Schnelle Zeiterfassung für Werbeagenturen

Für eine effiziente Zeiterfassung geht es vor allem darum, möglichst schnell die gearbeiteten Stunden und Minuten für die Kunden auf den entsprechenden Projekten zu erfassen. Bei SMOICE erfolgt die Erfassung in einer Zeile. Jede Eingabe darf nicht länger als zehn Sekunden dauern. Durch diese Turbo-Erfassung hat man vor allem die Möglichkeit alle Zeiten aufzuschreiben, die man später gegenüber dem Kunden abrechnet. Auch 5min-Blöcke werden erfasst, da das Erfassen so blitzschnell von der Hand geht.

Vorschaurechnungen

Die Funktion Vorschaurechnungen erlaubt einen effizienten Weg der Freigabe. Über die Rechnungsvorschau lassen sich Dokumente erzeugen, die wie die spätere Aussehen. Damit kann am Papier noch einmal überprüft werden, ob alle Positionen erfasst sind und ob diese richtig erfassen. Nach der Freigabe der Vorschaurechnung kann sofort auf Knopfdruck die richtige Rechnung erstellt werden.

Die Unternehmenszahlen im Blick

Mit SMOICE haben Sie jederzeit den Überblick über die wichtigen Kennzahlen des Unternehmens. Einige ausgewählte Kennzahlen sind:

• Welcher Mitarbeiter hat welche Stunden geleistet?
• Welcher Kunde hat ihnen meist Empfehlung gebracht?
• Wer sind die fünf besten Kunden im Vergleich zum Rest ihrer Kunden?
• Wie haben sich ihre Umsätze in den letzten zwölf Monaten entwickelt?
• und vieles mehr

Diese Zahlen geben Ihnen die Möglichkeit Ihr Unternehmen effizient und effektiv zu führen.

Zahlungserinnerungen und Offene-Posten Buchhaltung automatisiert

Mit der Anbindung eines Zahlungsdienstleisters brauchen Sie nie wieder in Ihr Konto zu schauen, um zu sehen, ob neue Zahlungen eingegangen sind. Neu eingehende Zahlungen werden automatisch mit den offenen Posten abgeglichen. Sobald eine Übereinstimmung gefunden wird, erhalten Sie eine E-Mail über den Zahlungseingang. Für die Bankanbindung arbeiten wir mit unserem deutschen Partner figo zusammen. FIGO ist der Dienstleister für hochsichere Bankenkommunikation per API.

Auslagenerfassung

In der Leistungserfassung werden alle Auslagen erfasst, die später den Kunden in Rechnung gestellt werden müssen. Egal ob Clippings, Lizenzkosten, Drucke oder ähnliches.

Verträge und Retainer abrechnen

Bieten Sie Leistungen an, die sie regelmäßig jeden Monat, oder vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich gegenüber ihren Kunden abrechnen? Mit SMOICE ist das kein Problem. SMOICE ermöglicht die automatisierte Abrechnung von Verträgen, die sie mit ihren Kunden vereinbart haben. Sie wählen, ob Sie die Verträge halbautomatisch selbst abrechnen oder sie stellen auf die vollautomatische Abrechnung um. Bei der vollautomatischen Vertragsabrechnung werden zum Fälligkeitsdatum alle Rechnungen automatisch generiert und versendet.

Abrechnungen übersichtlich strukturieren mit Projekten

Die Projektverwaltung von SMOICE unterstützt Sie, eine Übersicht über ihre Projekte zu behalten. Sie sehen auf einen Blick die Projekte, die Sie zurzeit für ihre Kunden bearbeiten. Projekte können Sie dabei entweder nach Stunden oder zum Festpreis abrechnen. Wenn Sie bei einem Projekt einen Festpreis angeben, erfassen Sie die Stunden nur für Ihre Rentabilitätsstatistik. Für nach Stunden abzurechnende Projekte können Stunden Budgets definiert werden. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Stunden des Budgets Sie verbraucht haben. Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern arbeiten, haben Sie die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter einen unterschiedlichen Stundensatz im Projekt anzugeben.